Tìm hiểu về ERP

Hiện nay Hệ Thống ERP khá phổ biến nhưng việc tìm hiểu về erp để hiểu rõ ý nghĩa của thuật ngữ này vẫn là câu hỏi nhiều người đang thắc mắc.

ERP là gì? ERP là viết tắt của từ gì?

Điều đầu tiên khi tìm hiểu vể ERP thì chắc hẳn đây là điều mang lại rất nhiều thắc mắc. ERP là viết tắt của từ Enterprise Resource Planning, nghĩa là Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp.

Mục đích của phần mềm ERP là tích hợp các chức năng xử lý nghiệp vụ của tất cả các bộ phận trong một hệ thống máy tính duy nhất có thể đáp ứng tất cả nhu cầu của từng bộ phận.

 ERP là phần mềm tự động hoá mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Khi nhân viên phòng kinh doanh nhận được đơn hàng của khách, nhân viên này sẽ nhập toàn bộ thông tin đơn hàng lên hệ thống.

Phần mềm ERP là gì?

Sau khi đơn hàng được cập nhật thì mọi nhân viên trong công ty đều truy cập được vào một cơ sở dữ liệu duy nhất lưu trữ các thông tin liên quan đến đơn hàng này.

 Khi một bộ phận thực hiện xong các nghiệp vụ liên quan đến đơn hàng, thông qua hệ thống ERP đơn hàng sẽ được tự động chuyển đến bộ phận tiếp theo. Để kiểm tra tình trạng đơn hàng thì chỉ cần theo dõi trong hệ thống ERP. Nếu không gặp vấn đề gì, đơn hàng sẽ được xử lý nhanh chóng và khách hàng sẽ nhận được đơn hàng nhanh hơn và ít sai sót hơn trước.

Phần mềm ERP là gì?

Một phần mềm ERP sẽ bao gồm các chức năng chính sau:

1.      Kế toán tài chính (Finance)

2.      Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)

3.      Quản lý mua hàng (Purchase Control)

4.      Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)

5.      Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)

6.      Quản lý dự án (Project Management)

7.      Quản lý dịch vụ (Service Management)

8.      Quản lý nhân sự (Human Resouce Management)

9.      Báo cáo quản trị (Management Reporting)

10.  Báo cáo thuế (Tax Reports)

Ngoài ra còn có chức năng mà khi tìm hiểu về erp sâu hơn sẽ được nhắc đến như : lập báo cáo thuế và các báo cáo tài chính định kỳ theo yêu cầu cho các cơ quan chức năng.

Các lợi ích khi triển khai hệ thống ERP

Loại bỏ các sai sót khi nhiều có người nhập dữ liệu

Sai sót có thể xuất hiện khi nhân viên có sổ theo dõi riêng cho các khách hàng liên quan đến mình, để lỗi của người khác không ảnh hưởng tới công việc của mình, nhân viên này đã xoá đi một mảng dữ liệu khách hàng của công ty.

 Với cơ chế kiểm tra chéo được tích hợp trong hệ thống ERP, người quản lý có thể dễ dàng phát hiện và kỷ luật nhân viên làm sai quy định của công ty.

Tăng tốc độ công việc

 Trước kia, nhân viên phải cầm giấy tờ từ phòng này sang phòng rất mất thời gian. Nhưng với ERP thì việc này được thay bằng sử dụng chứng từ điện tử trên mạng máy tính, mang lại hiệu quả cao hơn so với thủ công.

Tập trung dữ liệu trong cùng hệ thống

Thay vì duy trì nhiều cơ sở dữ liệu cục bộ với lượng dữ liệu lớn thì việc lưu trữ thông tin sẽ có thể gặp nhiều khó khăn. Doanh nghiệp sẽ có một cơ sở dữ liệu thống nhất và tập trung sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Dễ dàng kiểm soát

Các quy trình nghiệp vụ và dữ liệu tập trung trong cùng một phần mềm sẽ giúp lãnh đạo dễ dàng theo dõi các hoạt động cũng như áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ. Chức năng Audit Track của hệ thống ERP cho phép nhanh chóng tìm ra nguồn gốc những công việc cần kiểm tra và nhân viên liên quan đến công việc đó.