Khác biệt của phần mềm ERP với các phần mềm quản lý rời rạc

Sự khác nhau giữa phần mềm ERP cho doanh nghiệp so với các phần mềm quản lý rời rạc khác (như phần mềm tính lương, quản lý nhân sự , phần mềm kế toán,...) là tính tích hợp với mọi hoạt động của doanh nghiệp. 

ERP chỉ là một hệ thống chung duy nhất với các module thực hiện các nhiệm vụ tương đương với các phần mềm quản lý rời rạc, nhưng các module trong phần mềm ERP này làm việc cho hiệu quả cao hơn khi tích hợp trong môi trường nhiều hoạt động.

Phần mềm ERP cho doanh nghiệp 

Vì những điểm khác nhau này mà việc triển khai phần mềm ERP của các doanh nghiệp phần mềm và cách hiểu về phần mềm ERP của mọi người khác so với phần mềm khác. ERP là phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp theo quy trình.

Hiện nay, các doanh nghiệp chia nhân sự theo từng phòng ban, từng nhóm thích hợp để dễ dàng hoạt động và quản lý, phục vụ mục tiêu hoàn thành các mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp.

Tùy từng doanh nghiệp mà cách phân chia như thế này cũng khác nhau, với các doanh nghiệp cùng ngành nghề cũng không ngoại lệ. Thuật ngữ quy trình trong hoạt động của doanh nghiệp là nếu việc phân bổ nhân viên theo phòng ban được thể hiện theo chiều dọc thì các bước của quy trình sẽ được phân bổ theo chiều ngang.

Quy trình hoạt động của doanh nghiệp bao gồm nhiều bước, mỗi bước thực hiện nhiệm vụ riêng biệt, các bước đều có dữ liệu đầu vào và có kết quả là hệ thống thông tin hoặc kết quả ở đầu ra.

Điểm dễ nhận biết là một quy trình hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là các nhiệm vụ liên quan đến nhiều bộ phận của doanh nghiệp, tức là để cho quy trình hoạt động đến các giai đoạn cuối thì cần nhiều nhân viên từ các bộ phận tham gia. Các phần mềm quản lý rời rạc chỉ hỗ trợ nhiệm vụ cho một bộ phận riêng biệt (như phòng kế toán, phòng nhân sự, phòng kinh doanh...) và bị cô lập với các phần mềm ở phòng ban khác.

Việc trao đổi thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khác được thực hiện rời rạc với năng suất thấp và không có tính kiểm soát. Các module trong hệ thống ERP trong doanh nghiệp cũng  hỗ trợ hoạt động tác nghiệp ở các bộ phận nhưng nó giải quyết mối quan hệ giữa các phòng, ban khi mô phỏng tác nghiệp của nhân viên theo cách đơn giản và hiệu quả hơn. Việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ.

Các báo cáo trên hệ thống ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình. Cách  này nâng cao hiệu quả lao động và quản lý thông tin cho doanh nghiệp.

Một điều cần nói là rất nhiều doanh nghiệp nước ta dù hoạt động lâu nhưng các tài liệu về các quy trình hoạt động vẫn rất thiếu thốn và các tài liệu này chỉ được triển khai khi có các công ty tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO giúp đỡ.