Chi phí bảo trì và nâng cấp phần mềm ERP

Để đảm bảo việc khai thác và vận hành hệ thống ERP hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp nên xây dựng ngân sách cho bảo trì và nâng cấp hệ thống một cách thường xuyên. Chi phí bảo trì phần mềm ERP dành cho việc khắc phục lỗi, bảo trì hệ thống của phần mềm ERP. Việc nâng cấp hệ thống sẽ tuỳ thuộc vào các yêu cầu nhu cầu phát sinh, nâng cấp phiên bản mới của doanh nghiệp.

 

Chi phí bảo trì và nâng cấp phần mềm ERP

Chi phí bảo trì

Chi phí bảo trì hệ thống của phần mềm ERP gồm tất cả các khoản chi phí liên quan đến việc khắc phục lỗi và các sự cố phát sinh.

Với phần mềm ERP của nước ngoài do một đơn vị thứ ba triển khai, thì phần chi phí bảo trì của doanh nghiệp được chia làm hai phần: phần bảo trì dịch vụ (gồm sản phẩm đã được thiết kế theo các quy trình cho doanh nghiệp triển khai) và phần bảo trì sản phẩm ( được tính vào giá mua bản quyền phần mềm).

Tùy mỗi nhà cung cấp mà việc sửa lỗi có thu phí hay không. Một số giải pháp ERP của nước ngoài có thu phí sửa lỗi, trừ khi gặp các lỗi nghiêm trọng thì nhà cung cấp sẽ đưa ra bản cập nhật  để sửa lỗi miễn phí.

Có thể bạn quan tâm : Phần mềm erp là gì ? Giới thiệu tổng quan

Chi phí nâng cấp

Chi phí nâng cấp hệ thống của phần mềm ERP được chia làm hai phần: phần phát sinh trong triển khai (thay đổi quy trình và các tiêu chí sử dụng, chức năng mới...) và phần nâng cấp phần mềm hoặc nâng cấp phiên bản mới (bổ sung thêm các tiện ích, các chức năng, sửa lỗi...).

Một số lưu ý

Doanh nghiệp cần hết sức lưu ý đến phần sửa lỗi vì nguyên nhân lỗi phát sinh trong phần này không phải đến từ nhân viên nhập dữ liệu. Các phần mềm ERP đều tích hợp chức năng từ chối duyệt thực hiện bút toán sai hoặc các hoạt động đảo ngược quy trình. Người quản lý nên tận dụng chức năng này thay vì phải thông báo và yêu cầu nhân viên sửa lỗi nhập.

Nếu có lỗi nghiêm trọng xảy ra thì việc tìm hiểu nguyên nhân gây ra lỗi sẽ được hãng cung cấp bảo hành đảm nhiệm. Nếu gặp phải các lỗi thông thường về cơ sở dữ liệu, hệ điều hành không tương thích, hay bị virus..., thì hãng sẽ không chịu trách nhiệm.

Về việc chịu trách nhiệm khắc phục lỗi từ nhà cung cấp sẽ có hai hình thức:  hỗ trợ từ xa và hỗ trợ tại chỗ. Đa số các hãng đều triển khai dịch vụ hỗ trợ từ xa chủ yếu thông qua website hoặc qua điện thoại. Hình thức hỗ trợ từ xa đang được áp dụng khá phổ biến trên toàn thế giới. Nếu như không thể tìm ra nguyên nhân và khắc phục lỗi qua hình thức hỗ trợ từ xa, hãng sẽ phải cử nhân viên đến công ty để hỗ trợ tại chỗ. Khi đó, doanh nghiệp nên thảo luận để đưa ra mức giá cho các khoản phát sinh đi kèm ở mức hợp lý.

Đọc tiếp...

3 lý do nên sử dụng giải pháp ERP Online

ERP Online là phần mềm được phát triển trên nền web, tạo cho người dùng nhiều tiện ích, người dùng có thế làm việc ở mọi lúc, mọi nơi. Với hệ thống lưu trữ dữ liệu bằng công nghệ điện toán đám mây, chi phí đầu tư ban thấp hơn so với giải pháp ERP triển khai tại doanh nghiệp.

ERP Online

1.  Làm việc mọi lúc, mọi nơi, từ bất kỳ thiết bị nào.

Khi đi công tác, muốn theo dõi tình hình hoạt động của công ty cũng như kiểm tra các thông tin cần thiết bạn có thể đăng nhập trực tiếp vào hệ thống ERP Online mà không cần phải gọi về công ty để nhờ tra cứu, tổng hợp qua email. Giải pháp ERP Online không hạn chế người dùng phải cài hệ điều hành Windows, nên có thể sử dụng bất kỳ thiết bị nào cũng có thể làm việc được với ERP Online kể cả MacOS hoặc máy tính bảng iPad và trên Smart Phone.

Trong trường hợp phải làm tăng ca để kịp hoàn thành các báo cáo, nhân viên có thể làm việc tại nhà hoặc vào ngày cuối tuần, từ bất kỳ thiết bị nào mà không nhất thiết phải đến công ty. Điều này sẽ tạo ra rất thuận lợi cho công việc của nhân viên cũng như tăng hiệu quả quản lý kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Chi phí đầu tư thấp hơn, giảm đáng kể trong tổng chi phí sở hữu.

Ban đầu chỉ cần đầu tư cho máy chủ đủ khả năng để có thể sử dụng các chức năng của phần mềm ERP Online, còn các máy trạm để làm việc thì không cần đầu tư quá nhiều, tất cả những gì còn lại là có kết nối internet và một trình duyệt chuẩn. Để làm việc được với ERP Online  thì các máy trạm không cần phải cài đặt bất cứ phần mềm hay thành phần hỗ trợ nào khác.

Với ERP Online tiến hành mở rộng cho các chi nhánh hoặc có thay đổi thì không cần phải tốn thêm nhiều chi phí để đầu tư thêm một máy chủ mới và các máy trạm. Doanh nghiệp chỉ mất một khoản chi phí nhỏ để đầu tư máy tính làm máy trạm làm việc.

Chỉ cần cài đặt và cập nhật phần mềm cũng như bảo trì cơ sở dữ liệu trong quá trình vận hành chỉ thực hiện cho máy chủ là các máy trạm sẽ được tự động cập nhật theo. Với quy mô hệ thống càng lớn, số lượng máy càng nhiều thì chi phí đầu tư càng giảm đi nhiều so với triển khai giải pháp ERP tại doanh nghiệp.

3. ERP Online có nhiều tính năng thông minh, tốc độ xử lý mạnh mẽ.

ERP Online có tốc độ xử lý dữ liệu rất nhanh cùng nhiều tính năng thông minh do được lập trình và thiết kế để nhắm tới việc xử lý lượng dữ liệu lớn của các doanh nghiệp có quy mô, nhiều yêu cầu về quản trị và các giao dịch kinh doanh.

Với tốc độ rất nhanh, phần mềm ERP này có thể tìm kiếm và đưa ra hàng triệu chứng từ, sổ sách, bản ghi chỉ trong vài giây. Nhưng điều đáng chú ý là tốc độ xử lý của hệ thống sẽ không bị thay đổi sau thời gian dài sử dụng với cơ sở dữ liệu ngày càng lớn,

Phần mềm này cho phép người dùng làm việc cũng như thao tác một cách dễ dàng và thuận tiện như các phần mềm trên windows thường dùng.

Hiện đã có rất nhiều doanh nghiệp trong nước ứng dụng ERP online vào quy trình kinh doanh, trong số đó Công ty thiết bị inox Hưng Vượng | Chuyên cung cấp các loại thiết bị bếp inox công nghiệp cho bếp nhà hàng, bếp công nghiệp.

Đọc tiếp...

Khác biệt của phần mềm ERP với các phần mềm quản lý rời rạc

Sự khác nhau giữa phần mềm ERP cho doanh nghiệp so với các phần mềm quản lý rời rạc khác (như phần mềm tính lương, quản lý nhân sự , phần mềm kế toán,...) là tính tích hợp với mọi hoạt động của doanh nghiệp. 

ERP chỉ là một hệ thống chung duy nhất với các module thực hiện các nhiệm vụ tương đương với các phần mềm quản lý rời rạc, nhưng các module trong phần mềm ERP này làm việc cho hiệu quả cao hơn khi tích hợp trong môi trường nhiều hoạt động.

Phần mềm ERP cho doanh nghiệp 

Vì những điểm khác nhau này mà việc triển khai phần mềm ERP của các doanh nghiệp phần mềm và cách hiểu về phần mềm ERP của mọi người khác so với phần mềm khác. ERP là phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp theo quy trình.

Hiện nay, các doanh nghiệp chia nhân sự theo từng phòng ban, từng nhóm thích hợp để dễ dàng hoạt động và quản lý, phục vụ mục tiêu hoàn thành các mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp.

Tùy từng doanh nghiệp mà cách phân chia như thế này cũng khác nhau, với các doanh nghiệp cùng ngành nghề cũng không ngoại lệ. Thuật ngữ quy trình trong hoạt động của doanh nghiệp là nếu việc phân bổ nhân viên theo phòng ban được thể hiện theo chiều dọc thì các bước của quy trình sẽ được phân bổ theo chiều ngang.

Quy trình hoạt động của doanh nghiệp bao gồm nhiều bước, mỗi bước thực hiện nhiệm vụ riêng biệt, các bước đều có dữ liệu đầu vào và có kết quả là hệ thống thông tin hoặc kết quả ở đầu ra.

Điểm dễ nhận biết là một quy trình hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là các nhiệm vụ liên quan đến nhiều bộ phận của doanh nghiệp, tức là để cho quy trình hoạt động đến các giai đoạn cuối thì cần nhiều nhân viên từ các bộ phận tham gia. Các phần mềm quản lý rời rạc chỉ hỗ trợ nhiệm vụ cho một bộ phận riêng biệt (như phòng kế toán, phòng nhân sự, phòng kinh doanh...) và bị cô lập với các phần mềm ở phòng ban khác.

Việc trao đổi thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khác được thực hiện rời rạc với năng suất thấp và không có tính kiểm soát. Các module trong hệ thống ERP trong doanh nghiệp cũng  hỗ trợ hoạt động tác nghiệp ở các bộ phận nhưng nó giải quyết mối quan hệ giữa các phòng, ban khi mô phỏng tác nghiệp của nhân viên theo cách đơn giản và hiệu quả hơn. Việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ.

Các báo cáo trên hệ thống ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình. Cách  này nâng cao hiệu quả lao động và quản lý thông tin cho doanh nghiệp.

Một điều cần nói là rất nhiều doanh nghiệp nước ta dù hoạt động lâu nhưng các tài liệu về các quy trình hoạt động vẫn rất thiếu thốn và các tài liệu này chỉ được triển khai khi có các công ty tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO giúp đỡ.

Đọc tiếp...

Tại sao giá các hệ thống ERP trong doanh nghiệp lại cao?

Giá cả của các hệ thống ERP trong doanh nghiệp lại cao hơn rất nhiều so với nhiều phần mềm riêng lẻ công lại. Điều này gây trở ngại lớn cho các doanh nghiệp muốn tiếp cận ERP.

Đối với các công ty phần mềm, việc xây dựng một hệ thống ERP trong doanh nghiệp khó và phức tạp hơn nhiều so với các phần mềm riêng lẻ như hiện nay. Xây dựng được khả năng tích hợp, tính thích ứng của hệ thống ERP trong doanh nghiệp là điều khó khăn nhất đối với các công ty Phần Mềm.

Để ERP vừa gắn kết quan hệ của tất cả các phòng ban, vừa phục vụ cho công việc chi tiết của từng nhân viên trong doanh nghiệp. Cơ sở dữ liệu của hệ thống ERP sẽ rất tốn kém, gây nhiều áp lực lên các công ty Phần Mềm (để giải quyết vấn đề lưu trữ và tốc độ xử lý của phần mềm).

Để xây dựng được hệ thống ERP trong doanh nghiệp, các công ty triên khai không chỉ cần các kiến thức và kỹ năng lập trình phần mềm mà còn phải hiểu rõ về hoạt động của doanh nghiệp trong nhiều ngành nghề và lĩnh vực. Hơn nữa, một hệ thống ERP tốt cũng chỉ đạt 50% thành công của dự án.

Quy Trình Triển Khai Hệ Thống ERP Trong Doanh Nghiệp

Tuy nhiên , 50% tỷ lệ thành công của dự án lại phụ thuộc từ phía doanh nghiệp (như hệ thống quản lý, trình độ nhân viên, nhận thức của ban lãnh đạo...). ERP là hệ thống quản lý toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, nên thời gian triển khai dự án sẽ rất dài (thường là từ 6 tháng đến vài năm).

Tất cả những yếu tố này đã đẩy giá thành của công ty cũng cấp giải pháp ERP lên rất cao để có thể hoàn thành việc triển khai dự án cho doanh nghiệp. Do đó giá cả của các hệ thống ERP trong doanh nghiệp cao hơn nhiều so với việc trang bị các phần mềm riêng lẻ.

Rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam vẫn chưa hiểu rõ về vấn về tin học hóa doanh nghiệp hoặc trước khi bước vào hội nhập và gia nhập WTO, nhiều công ty đã rất đua nhau nâng cấp hệ thống thông tin quản lý bằng việc mua hệ thống ERP trong doanh nghiệp. Nhưng ERP là một hệ thống phần mềm liên quan đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên rất phức tạp, có nhiều điểm khác biệt khó có thể hiểu hết để tiến hành triển khai.

Thực tế, nhu cầu về dịch vụ tư vấn của các doanh nghiệp Việt Nam còn nhiều hơn so với việc triển khai ngay hệ thống ERP trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhu cầu này lại khó được đáp ứng vì trong lĩnh vực tư vấn này hiện không có nhiều công ty hoạt động chuyên nghiệp. Tuy nhiên, các công ty cung cấp hệ thống ERP cũng có thể đưa ra những tư vấn tham khảo trực tiếp cho các doanh nghiệp.

Một điều khác nữa là hiện nay ở nước ta, hệ thống ERP trong doanh nghiệp vẫn chưa có nhiều đơn vị triển khai thành công để các doanh nghiệp khác lấy đó làm chuẩn mực để tiến hành tin học hoá.

Cho nên hiện nay, doanh nghiệp nào quyết định tiến hành triển khai dự án ERP sẽ là doanh nghiệp thực sự đi tiên phong trong lĩnh vực này, nhưng thành hay bại thì là điều rất khó đoán trước.

Thien Nguyen

Đọc tiếp...