Kểm soát tồn kho - sổ tay hướng dẫn đầu tư giải pháp ERP

Kiểm soát hàng tồn kho là khó khăn của rất nhiều doanh nghiệp hiện nay. Một trong những lựa chọn của nhiều doanh nghiệp đó là giải pháp ERP.

Kiểm soát hàng tồn kho

Định nghĩa các quy tắc kiểm soát : cho phép doanh nghiệp khai báo các quy tắc kiểm soát như số lượng tối thiểu – tối đa hàng tồn kho (tránh việc tồn kho ngoài ý muốn) để tạo các yêu cầu mua vật tư khi vật tư thiếu hoặc cảnh báo khi vật tư hàng hóa quá nhiều so với yêu cầu quản lí. Chức năng này được tích hợp với quy trình mua hàng khi vật tư thiếu để tạo ra các yêu cầu mua hàng.

Kiểm soát hàng tồn kho

Thực hiện chức năng kiểm kê: khi doanh nghiệp thực hiện kiểm kê hàng hóa, chức năng kiểm kê sẽ quản lí các thông tin kiểm kê và thực hiện các giao dịch điều chỉnh cần thiết. Kiểm soát tồn kho vật tư thông qua cơ chế theo dõi tồn kho sẵn trên tay.

- Kiểm soát nhu cầu vật tư tại một thời điểm trong tương lai với chức năng tính toán lượng vật tư có thể xuất (Available to Promise – ATP).

2. Kế hoạch mua Nguyên phụ liệu dựa vào nhu cầu và dự báo

- Lên kế hoạch cung ứng vật tư thông qua các mức dựa trên các phương pháp: lượng tối thiểu-tối đa (Min-Max) hay theo điểm đặt lại hàng (Re-order level).

Đừng bỏ qua: Kinh nghiệm lựa chọn giải pháp ERP để triển khai hiệu quả

- Kiểm soát tính chính xác của vật tư thông qua các chức năng Phân tích ABC, đếm theo chu kỳ và chức năng kiểm kê vật tư.

- Hỗ trợ cho việc theo dõi các vật tư tồn kho luôn chính xác giữa thực tế và số trên hệ thống máy tính.

- Quản lý hạn dùng (expiration date) và thời gian sử dụng (Shelf life Control) trên từng lô của từng vật tư.

3. Yêu cầu chi tiết

Đọc tiếp...

Giải pháp ERP SAP cho ngành dệt may

Dệt May là ngành công nghiệp đang phát triển rất mạnh. Do đó, SAP đã đầu tư rất nhiều cả về thời gian và ngân sách để phát triển các giải pháp ERP cho ngành công nghiệp này. Hiện SAP đang cung cấp 2 sản phẩm cho ngành Dệt May bao gồm:

• Giải pháp ERP SAP AFS cho ngành May.
• Giải pháp ERP SAP Mill cho ngành Dệt.

Hai giải pháp ERP này đang được rất nhiều doanh nghiệp trên thế giới sử dụng. Hơn 70% các công ty dệt may lớn  trên thế giới đang sử dụng các phần mềm ERP này của SAP.

Có thể bạn quan tâm : Vai trò của các chuyên gia phân tích trong giải pháp ERP

• Mô hình ERP cho các tập đoàn,  công ty lớn

Là phần mềm ERP hàng đầu thế giới, SAP cung cấp giải pháp ERP rất hoàn thiện, phù hợp với các công ty lớn. Với giải pháp này, các tập đoàn, công ty lớn có thể bổ sung các công ty thành viên tham gia vào hệ thống ERP một cách dễ dàng . Ngoài ra với mô hình này cũng đáp ứng được yêu cầu của nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau.

• Quy trình quản lý tiên tiến

Giải pháp ERP này tích hợp các quy trình quản lý thông minh dựa trên các thành tựu về Internet và công nghệ thông tin . Nhờ các quy trình tiên tiến này, SAP mang đến cho doanh nghiệp cả một hệ thống quản lý toàn diện đã được chứng thực hiệu quả tại nhiều doanh nghiệp trên thế giới.

• Hệ thống cơ sở dữ liệu tập trung, băng thông thấp.

SAP là một trong những giải pháp đi đầu trong việc xây dựng hệ thống dữ liệu tập trung. Với mô hình này, Tổng công ty chỉ cần đầu tư hệ thống máy chủ tại Văn phòng, các đơn vị thành viên chỉ cần có đường Internet là thể vận hành tốt hệ thống. Mô hình này cũng giúp cho Tổng Công ty giảm được chi phí về đầu tư công nghệ thông tin, chi phí vận hành hệ thống ( bảo trì, bảo hành, nâng cấp hệ thống…) do chỉ cần đầu tư cho hệ thống tại Văn phòng.

                       Cấu trúc của giải pháp ERP SAP

Ký hiệu	Tên Phân hệ	Chức năng chính	Bộ phận sử dụng
BI	Business Intelligent – Hệ thống quản lý doanh nghiệp thông minh	Tổng hợp thông tin, báo cáo, phân tích và lập kế hoạch.	Ban Giám Đốc
FI	Financial Accounting – Phân hệ kế toán	Quản lý các nghiệp vụ kế toán bên ngoài của công ty.	Phòng Kế toán, Kinh doanh – Xuất nhập khẩu
CO	Controling – Phân hệ kế toán	Quản lý các nghiệp vụ kế toán bên trong của công ty	Phòng Kế toán, Kinh doanh – Xuất nhập khẩu
SD	Sale Distribution – Phân hệ bán hàng	Quản lý quy trình từ bán hàng.	Phòng Kinh doanh, Phòng Xuất nhập khẩu và Nhà máy
MM	Material Management– Quản lý bộ mã và mua hàng	Quản lý quy trình từ mua hàng, Quản lý nguyên  liệu, thành phẩm, Quản lý kho.	Phòng Kinh doanh, Phòng Xuất nhập khẩu.
PP	Production Planning – Quản lý sản xuất và lập kế hoạch sản xuất	Quản lý chi phí, Quản lý sản xuất.	Phòng Kỹ thuật Đầu tư, hệ thống sản xuất.
QM	Quality Management– Quản lý chất lượng	Quản lý chất lượng sản xuất, phát hiện lỗi để tiến hành tối ưu,…	Phòng Kỹ thuật Đầu tư, hệ thống sản xuất

Đọc tiếp...

Quy trình lựa chọn giải pháp ERP cho doanh nghiệp

Khi lựa chọn giải pháp ERP cho doanh nghiệp mà không có mục tiêu rõ ràng, ngân sách, các tiêu chí chuẩn thì hoạt động của doanh nghiệp sẽ bị rối loạn. 

Quy trình lựa chọn giải pháp ERP cho doanh nghiệp

Tùy theo từng doanh nghiệp mà quy trình lựa chọn giải pháp ERP cho các doanh nghiệp sẽ khác nhau. Tuy nhiên, có những bước chính để áp dụng cho các doanh nghiệp như sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu

Từ những khó khăn, vướng mắc trong việc quản lý hoạt động của doanh nghiệp tiến hành xác định mục tiêu của dự án ERP. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp rút ra những yêu cầu và mục tiêu để tiến hành lựa chọn giải pháp ERP.

Bước 2: Xác định hiện trạng hệ thống

Việc lựa chọn ERP nào để triển khai cần phải xem xét sự đồng bộ cũng như thích ứng của ERP và các phần với nhau ( cơ cấu tổ chức, hệ thống, quy trình kinh doanh).

Cơ cấu tổ chức: xác định sơ đồ tổ chức, bản mô tả công việc cho từng vị trí và vai trò của các bộ phận trong doanh nghiệp.

Có thể bạn quan tâm : Giải pháp ERP là gì? Chúng cải thiện hoạt động của doanh nghiệp ra sao?

Hệ thống: xác định tình trạng trao đổi dữ liệu giữa các phân mềm và hệ thống mạng nối kết giữa các bộ phận với nhau.

Quy trình kinh doanh: tìm hiểu quy trình kinh doanh từ các đơn vị và bộ phận trong doanh nghiệp. Giải pháp càng đáp ứng được yêu cầu quản lý của doanh nghiệp thì càng được ưu tiên khi quyết định chọn lựa giải pháp ERP.

Bước này giúp doanh nghiệp tìm ra các hạn chế về thông tin trong hệ thống, tìm hiểu các vấn đề của hệ thống gây ảnh hưởng xấu đến việc triển khai hệ thống ERP. Qua đó tìm ra hướng xử lý cho các vấn đề hiện tại để lựa chọn hệ thống ERP mà doanh nghiệp chuẩn bị triển khai.

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ yêu cầu dự thầu

Dựa trên hiện trạng hệ thống và các mục tiêu, nhóm đánh giá dự án ERP sẽ xem xét, chuẩn bị hồ sơ yêu cầu dự thầu bao gồm 2 nội dung chính:

Bảng liệt kê, mô tả các yêu cầu kỹ thuật.

Bảng liệt kê, mô tả các yêu cầu nghiệp vụ.

Bước 4: Xây dựng các tiêu chí đánh giá

Sau khi hoàn thành hồ sơ mô tả các yêu cầu kỹ thuật và nghiệp vụ, nhóm đánh giá sẽ xây dựng các tiêu chí đánh giá cho yêu cầu chức năng và yêu cầu phi chức năng như yêu cầu hệ thống, lịch trình triển khai dự án, ngân sách bỏ ra.

Ngoài ra, còn có các tiêu chí đánh giá năng lực của nhà cung cấp. Các tiêu chí này gồm kinh nghiệm triển khai , năng lực chuyên môn, khả năng đào tạo, tuỳ chỉnh phần mềm phù hợp với doanh nghiệp, dịch vụ bảo hành và nâng cấp phiên bản cập nhật cho những thay đổi theo thời gian.

Bước 5: Thực hiện đánh giá các hệ thống ERP

Sau khi hoàn tất hồ sơ yêu cầu dự thầu, các nhà cung cấp sẽ trả lời hồ sơ dự thầu và yêu cầu dự thầu sau vài tuần. Nhóm đánh giá sẽ tiến hành đánh giá, phân tích và cho điểm từng nhà cung cấp.

Từ đó, nhóm đánh giá sẽ chọn ra 3 đến 5 nhà cung cấp ERP để mời đến thuyết trình phần mềm của họ. Sau khi tiếp xúc, chất vấn trực tiếp với các nhà cung cấp ERP, nhóm đánh giá sẽ xác định rõ hơn khả năng đáp ứng của từ các phần mềm ERP.

Cuối cùng, nhóm đánh giá lập biểu đồ và bảng so sánh giải pháp, yêu cầu từ các nhà cung cấp với nhau, từ đó đưa ra đề xuất lựa chọn giải pháp ERP phù hợp cho doanh nghiệp.

Bước 6: Đề xuất và quyết định chọn lựa ERP

Dựa trên kết quả trong biểu đồ và bảng so sánh, nhóm đánh giá ERP sẽ trình các đề xuất lựa chọn lên ban lãnh đạo doanh nghiệp để xin phê duyệt. Sau khi có ý kiến phê duyệt của ban lãnh đạo doanh nghiệp, đội đánh giá sẽ bắt đầu chuẩn bị lộ trình triển khai dự án ERP.

Việc tìm hiểu kỹ các bước công việc trong quy trình lựa chọn, đánh giá ERP, đồng thời tuân thủ các kế hoạch đánh giá và chuẩn bị kỹ sẽ giúp doanh nghiệp chọn lựa được hệ thống ERP hiệu quả và thích hợp. Các doanh nghiệp có thể tự thực hiện quy trình đánh giá, lựa chọn ERP hoặc thuê doanh nghiệp tư vấn độc lập bên ngoài để hỗ trợ thực hiện quá trình này.

Đọc tiếp...

Cách lựa chọn giải pháp ERP hiệu quả

Không phải doanh nghiệp nào cũng có kinh nghiệm lựa chọn giải pháp ERP và nhà cung cấp phù hợp. Công việc đòi hỏi độ chính xác và tính phù hợp rất cao.

Giải pháp ERP

Vì vậy tìm đến nhà tư vấn lựa chọn giải pháp ERP để có một chiến lược tốt cho việc lựa chọn giải pháp ERP là điều doanh nghiệp nên làm. Ngoài ra, cũng nên tích luỹ kinh nghiệm để đánh giá giải pháp và luôn dựa vào nhu cầu của doanh nghiệp để tiến hành lựa chọn.

Sau đây là một số lời khuyên cho doanh nghiệp khi lựa chọn giải pháp ERP:

Sự phù hợp là yếu tố quan trọng nhất.

Việc giải pháp ERP nào yếu, giải pháp nào mạnh không quan trọng, điều đáng quan tâm là sự phù hợp của giải pháp đối với các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Một giải pháp mạnh về lĩnh vực sản xuất sẽ không phù hợp cho doanh nghiệp ở lĩnh vực thương mại và ngược lại.

Để lựa chon giải pháp ERP cho phù hợp thì cần xem xét các tiêu chí về các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp , lĩnh vực kinh doanh, quy mô doanh nghiệp…

Có thể bạn quan tâm : Giải pháp ERP là gì ? Chúng cải thiện hoạt đông của doanh nghiệp ra sao?

Giá cả không phải là tiêu chí quan trọng nhất

Một trong số các tiêu chí đầu tiên cần xem xét là giá cả của phần mềm ERP nhưng vẫn chưa phải tiêu chí quan trọng nhất. Hãy dựa vào khả năng tài chính của doanh nghiệp để quyết định khoản kinh phí cần bỏ ra và lựa chọn giải pháp ERP phù hợp nhất với doanh nghiệp cả về mặt hiệu quả và giá cả. Không nên cố mua các giải pháp giá quá cao vì giá cả không phải là tiêu chí để lựa chọn độ phù hợp cho doanh nghiệp.

 Và ngược lại, cũng không nên tiết kiệm quá mức mà lựa chọn giải pháp giá rẻ. Giá cả của giải pháp ERP có thể không tương đương với hiệu quả mà nó mang lại vì còn phụ thuộc rất nhiều vào chiến lược bán hàng của nhà cung cấp.

Tìm hiểu càng nhiều giải pháp càng tốt

Biết càng nhiều giải pháp sẽ càng giúp doanh nghiệp có được cái nhìn bao quát về các giải pháp ERP. Biết càng nhiều thì các phương án lựa chọn cũng tăng lên, từ đó chọn ra hệ thống ERP phù hợp nhất.

Chọn giải pháp có tính tuỳ biến cao, dễ điều chỉnh khi có sự thay đổi.

Triển khai hệ thống ERP cho đến khi hoàn thành có thể kéo dài rất lâu, có khi đến vài năm. Trong khoảng thời gian này doanh nghiệp sẽ có rất nhiều sự thay đổi về cách thức quản lý cũng như làm việc. Vì vậy cần lựa chọn giải pháp ERP có tính tuỳ biến cao mới có thể đáp ứng sự thay đổi theo thời gian của doanh nghiệp. Có thể hiện tại giải pháp này chưa đáp ứng hết yêu cầu, nhưng trong quá trình triển khai dự án với tính tuỳ biến cao sẽ có khả năng thành công lớn.

Lấy ý kiến của khách hàng sử dụng sản phẩm.

Đây là điều quan trọng không kém mà doanh nghiệp nên triển khai, không nên chỉ dựa vào vào các thông tin nhà cung cấp đưa ra mà vội vàng kết luận, doanh nghiệp sẽ rất dễ tin vào các lý luận cũng như thông tin hấp dẫn mà nhà cung cấp đưa ra. Giải pháp ERP nào cũng có điểm mạnh riêng nhưng đó chỉ là những đánh giá chủ quan và có thể trong thực tế nó không mang lại hiệu quả lớn đến vậy.

Ngoài ra, tham khảo thông tin về những thành công của các doanh nghiệp đi trước có quy mô và lĩnh vực kinh doanh gần giống doanh nghiệp của mình. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn có được những kinh nghiệm để lựa chọn giải pháp ERP tốt hơn.

Đọc tiếp...