Tối ưu hoá hiệu quả của dự án ERP

Triển khai một dự án ERP là vấn đề rất khó. Để hoạt động hiệu quả sau khi đưa vào hoạt động lại càng phức tạp hơn, cần phải có kế hoạch cụ thể và liên tục kiểm tra, khắc phục .

Tối ưu hoá hiệu quả của dự án ERP

Kiểm soát hoạt động sau triển khai dự án ERP

Quá trình triển khai dự án ERP chưa hẳn đã kết thúc ở bước đưa hệ thống vào hoạt động, mà sau bước này mới chính là lúc quyết định dự án ERP có thành công hay không.

Nhiều doanh nghiệp cho rằng sau khi đưa hệ thống vào sử dụng là đã hoàn thành dự án ERP nhưng sự thật lại là thất bại và hiệu quả của hệ thống lại giảm đi nghiêm trọng. Lúc này, cần phải thay đổi và tiến hành điều chỉnh các nút thắt để tăng hiệu quả hỗ trợ của hệ thống đối với các hoạt động của công ty, đồng thời tối ưu hóa hiệu năng hoạt động của hệ thống.

Những lưu ý quá trình kiểm soát dự án ERP sau đưa hệ thống vào hoạt động nên tập trung vào 3 vấn đề chính:

• Đo lường hiệu năng khi đưa hệ thống vào hoạt động : Sau khi triển khai dự án ERP thì điều cần làm là tiến hành đo lường hiệu năng hoạt động của hệ thống. Việc này sẽ giúp Ban quản lý dự án và nhóm triển khai dự án xác định được những nút thắt để kịp thời đưa ra các phương án điều chỉnh lại, tránh ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống.

• Tiếp tục đào tạo : Dù trước đó đã đào tạo nhân viên tốt thế nào thì sau khi đưa hệ thống vào hoạt động, cần tiếp tục triển khai việc đào tạo để giảm thiểu mức độ sụt giảm năng suất làm việc cũng như giải quyết các vướng mắc còn tồn tại.

• Cải thiện các quy trình tác nghiệp: Triển khai xong dự án ERP, doanh nghiệp cần điều chỉnh hoặc tái cấu trúc những quy trình tác nghiệp bất hợp lý. Ban quản lý dự án cần tiếp xúc trực tiếp với các nhân viên tác nghiệp để xác định các vấn đề còn tồn tại, đồng thời tìm ra nguyên nhân để có thể có những điều chỉnh hợp lý, mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp.

Khai thác tối ưu hệ thống đang vận hành

Rất nhiều doanh nghiệp khi không hài lòng với hệ thống ERP hiện tại thường nảy sinh tư tưởng mua giải pháp mới. Trước đó, doanh nghiệp nên tìm hiểu xem hệ thống đã được nâng cấp phiên bản mới nhất chưa hay bao nhiêu chức năng của hệ thống đã được sử dụng…

Với một kế hoạch hợp lý, doanh nghiệp có thể điều chỉnh lại hệ thống để tăng hiệu quả. Từ đó tìm ra những chức năng của hệ thống chưa được sử dụng triệt để, tận dụng tối đa lợi ích mà trước kia chưa từng biết tới.

      4 bước tối ưu hóa hệ thống ERP

-          Xác định các vấn đề kỹ thuật và nghiệp vụ còn tồn tại trong hệ thống hiện, sau đó sắp xếp mức độ ưu tiên để tiến hành giải quyết.

Cần kiểm tra tình hình hoạt động của hệ thống qua các nhân viên sử dụng hệ thống hàng ngày và phòng IT kiểm soát hệ thống.

• Đánh giá các quy trình nghiệp vụ hiện tại, từ đó khắc phục những quy trình chưa tốt để nâng cao hiệu quả hơn nữa. Trong quá trình triển khai dự án, nhóm triển khai không nắm rõ yêu cầu của doanh nghiệp khi thiết kế các quy trình tác nghiệp, nên các quy trình không hợp lý.

• Tìm nguyên nhân và cách khắc phục các vấn đề đã được xác định: Ban quản lý hệ thống ERP cần xác định các nguyên nhân và cách khắc phục các vấn đề theo mức độ ưu tiên giảm dần. Doanh nghiệp cần tập trung kiểm soát hoạt động điều chỉnh các quy trình trong hệ thống cách.

•  Hiện thực hóa lợi ích từ ERP : Tiến hành tổng hợp các giải pháp giải quyết vấn đề đã được Ban quản lý ERP của thống nhất. Cần làm rõ các công việc cần thực hiện, người thực hiện, thời gian cần hoàn thành, cũng như các mục tiêu  cần đạt được…như bất kỳ dự án nào khác.