Chi phí ẩn của phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ

Chi phí triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ là khá cao so với các phần mềm riêng lẻ nhưng sau đó vẫn còn nhiều chi phí ẩn mà doanh nghiệp cần phải bỏ ra để sử dụng ERP hiệu quả.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP

Đào tạo
Khi triển khai hệ thống ERP thì đào tạo là việc bắt buộc phải tiến hành, việc này được đánh giá tốn nhiều ngân sách nhất. Chi phí đào tạo cho các nhân viên rất cao vì không chỉ về những tổng quan về phần mềm mà phải học cách sử dụng phương thức làm việc hoàn toàn mới.

Nhân viên trong công ty sẽ sử dụng chung hệ thống và việc nhập sai thông tin có thể ảnh hưởng đến các bộ phận khác. Để thực hiện chính xác, đòi hỏi nhân viên phải có kiến thức chuyên môn về các hoạt động tác nghiệp của những bộ phận khác trước khi triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP vừa và nhỏ.

Nhân sự
Việc bố trí nhân sự cho dự án quyết định rất lớn đối với sự thành công của dự án ERP. Phần mềm quản lý doanh nghiệp này khá phức tạp và cách thức tác nghiệp thay đổi quá rắc rối khiến người quản lý khó mà lựa chọn vài người để tiến hành triển khai.

Tích hợp và thử nghiệm
Việc thử nghiệm các đường truyền kết nối dữ liệu giữa ERP software với đường truyền của doanh nghiệp khác cũng tốn khá nhiều chi phí. Doanh nghiệp sản xuất có thể xem xét cài đặt thêm đường truyền từ thông tin hàng hoá và các ứng dụng thương mại điện tử để nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Thay vì chạy dữ liệu giả từ ứng dụng này sang ứng dụng khác thì doanh nghiệp nên chạy đơn hàng thật qua hệ thống, từ đơn hàng cho đến khi sản xuất ra hàng hoá và thanh toán, có các nhân viên thực hiện công việc của dự án tham gia là tốt nhất.

Chuyển đổi dữ liệu
Chuyển đổi dữ liệu cũng mất rất nhiều chi phí như sổ sách ghi thông tin nhà cung cấp và khách hàng, dữ liệu sản phẩm từ hệ thống cũ sang hệ thống ERP mới.

Các doanh nghiệp có đều nghĩ rằng hệ thống dữ liệu của họ không lỗi thời cho đến khi phải thay đổi theo hệ thống phục vụ khách hàng do phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ yêu cầu. Từ đó, việc xem xét và đánh giá các chi phí chuyển đổi dữ liệu sẽ rất khó đối với doanh nghiệp. Nhưng chuyển đổi dữ liệu chưa hẳn đã xong mà các dữ liệu mới có thể cần phải kiểm tra lại toàn bộ để thích hợp với nhu cầu của công ty.

Sữa chữa theo yêu cầu
Phần khởi đầu chi phí tích hợp của ERP chỉ là phần cài đặt bổ sung. Doanh nghiệp sẽ còn rất nhiều chi phí cho việc sửa chữa cũng như tuỳ biến lại phần mềm ERP sao cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Điều này xảy ra khi phần mềm ERP không đáp ứng được các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp và bắt buộc phải thay đổi lại.

Việc tùy biến đó có thể ảnh hưởng đến các module của hệ thống ERP vì các module này kết nối với nhau rất chặt chẽ. Nâng cấp, tuỳ biến lại toàn bộ hệ thống ERP thì sẽ phải sữa chữa lại toàn bộ hệ thống theo hướng mới.

Phân tích dữ liệu
Dữ liệu từ hệ thống ERP phải được kết hợp với dữ liệu của hệ thống bên ngoài để tiến hành phân tích. Nếu muốn sử dụng với nhu cầu phân tích cao thì doanh nghiệp sẽ phải mất thêm chi phí của kho dữ liệu và thực hiện một số việc thay đổi để việc triển khai dự án phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ thành công.

Vấn đề gặp phải sau khi cài đặt ERP
Sau khi chạy phần mềm erp, rất nhiều công ty đã bị giảm hiệu quả kinh doanh. Nguyên nhân của vấn đề này là cách thức hoạt động và quản lý sau khi triển khai dự án ERP khác hoàn toàn so với trước kia. Nếu quá trình đào tạo không được chú trọng, nhân viên sẽ không thể làm việc hiệu quả khi chưa quen với cách mới, gây ra nhiều hoang mang, lo lắng cho nhân viên dẫn đến hiệu quả công việc giảm sút.